Sie haben Fragen zum Rechnungsmanager?

Folgen Sie den einzelnen Schritten, um die Aktivierung des Rechnungsmanagers abzuschließen:

1. Bestätigen Sie, für welches Unternehmen Sie den Rechnungsmanager nutzen möchten.
2. Wählen Sie alle Konten aus, die Sie mit dem Rechnungsmanager verbinden möchten. Ihr Hauptgeschäftskonto ist bereits ausgewählt.
3. Prüfen Sie Ihre Angaben und bestätigen Sie die Aktivierung mit unserer Business App.

Das war’s schon. Ihr Rechnungsmanager ist jetzt einsatzbereit.

Ja, die Daten Ihrer verbundenen ING Konten werden im Rechnungsmanager in Echtzeit erfasst und synchronisiert – so behalten Sie den Überblick über Ihre Finanzen.

Wählen Sie im Rechnungsmanager links im Menü die Option „Mein Unternehmen“ aus. Hier können Sie Ihre gespeicherten Unternehmensdaten einsehen und Angaben wie die Rechnungsadresse schnell und einfach aktualisieren.

Wählen Sie im Rechnungsmanager links im Menü „Mein Unternehmen“ und dann „Unternehmen“ aus, um Ihre Rechnungs- und Lieferadresse zu ändern.

Im Bereich „Unternehmenseinstellungen“ können Sie den Firmennamen angeben, ein Logo hochladen und Ihre Allgemeinen Geschäftsbedingungen hinterlegen. Diese Angaben werden dann automatisch in Ihre Dokumente übernommen, sobald Sie eine Rechnung oder ein Angebot erstellen.

Klicken Sie im Rechnungsmanager links im Menü auf „Dokumente“ und dann auf „Übersicht“. Alle hochgeladenen Dokumente werden angezeigt. Bei Bedarf lässt sich die Anzeige auch nach Datum filtern.

Um ein Dokument zu bearbeiten, klicken Sie einfach auf den Namen. Anschließend können Sie eine Beschreibung hinzufügen, Stichworte festlegen oder das Dokument löschen. Um das Dokument herunterzuladen, wählen Sie einfach das orangefarbene Download-Symbol. Ein neues Dokument können Sie über die Schaltfläche „Neues Dokument“ oben rechts hinzufügen.

Klicken Sie im Rechnungsmanager links im Menü auf „Mein Unternehmen“. Scrollen Sie zu „Unternehmenseinstellungen“ und laden Sie Ihre Allgemeinen Geschäftsbedingungen über den Button „Datei hochladen“ hoch.

Die Allgemeinen Geschäftsbedingungen werden bei der Erstellung von Rechnungen, Angeboten, Bestellformularen oder Gutschriften automatisch jedem neuen Dokument hinzugefügt.

Ihr Benutzerprofil finden Sie oben rechts im Rechnungsmanager. Klicken Sie auf das Pfeilsymbol und wählen Sie „Mein Profil“ aus. Hier können Sie Ihre Mobilnummer hinterlegen, ändern und individuelle Layouteinstellungen für Ihren Rechnungsmanager vornehmen.

Im Rechnungsmanager finden Sie im linken Menü den Bereich „Mein Unternehmen“. Scrollen Sie dort nach unten. Unter „Unternehmenseinstellungen“ können Sie über den Button „Datei hochladen“ Ihr Firmenlogo hochladen. Empfohlen werden 400px Breite und 200px Höhe.

Sobald Sie ein neues Dokument erstellen, beispielsweise eine Rechnung, ein Angebot, ein Bestellformular oder eine Gutschrift, wird Ihr Logo automatisch hinzugefügt.

Über die Einstellungen können Sie festlegen, ob das Währungssymbol vor oder nach dem Betrag angezeigt wird. Klicken Sie dazu im Rechnungsmanager unten links auf „Einstellungen“. Durch Aktivieren des Schiebereglers erscheint das Währungssymbol in den generierten PDF-Dateien künftig vor dem Betrag.

Rechnungen, Angebote, Lieferscheine, Bestellformulare und Gutschriften werden grundsätzlich im Standardlayout erstellt. Sie haben die Möglichkeit, das Standortlayout anzupassen oder eigene Layoutvorlagen zu erstellen, die Sie für Ihre Dokumente verwenden können.

Durch die Verwendung von Layoutvorlagen erledigen Sie alles zeitsparend und hinterlassen einen professionellen Eindruck bei Ihren Geschäftspartnern und Geschäftspartnerinnen. So geht’s:

1. Gehen Sie zu „Einstellungen“, „Layoutvorlagen“ und wählen Sie anschließend den Dokumententyp aus, für den Sie das Layout anpassen oder eine Vorlage erstellen möchten.
2. Wählen Sie im Dropdown-Menü oben die entsprechende Vorlage aus, um die Detailansicht zu öffnen.
3. Klicken Sie auf „Hinzufügen“ in der oberen rechten Ecke, um eine neue Vorlage zu erstellen.

Nachdem Sie eine Vorlage gewählt haben, erscheinen unten die Layout-Einstellungen, die Sie nach Belieben anpassen können.

Gut zu wissen: Standardvorlagen sind in verschiedenen Sprachen verfügbar. Es ist nicht notwendig, für jede Sprache eine eigene Vorlage zu erstellen.

Ihre Rechnungen zeigen Text und Werte mithilfe von Schlüsseln im Rechnungslayout an. Diese finden Sie rechts im Abschnitt „Schlüssel”. Wenn Sie eine Rechnung erstellen, ersetzen die jeweiligen Informationen automatisch die entsprechenden Schlüssel.

Es gibt zwei Arten von Schlüsseln:

1. Labelschlüssel (Kategorie: „Label”):
   Diese Schlüssel ersetzen Wörter wie „Rechnungen”, „Adresse” und „Datum”.
2. Contentschlüssel (Kategorien: „Me”, „Customer”, „Order” und „Line”):
   Me = Ich
   Customer = Kundin/Kunde
   Order = Bestellung
   Line = Zeile

Die Elemente einer Rechnung variieren je nach Inhalt. Typische Contentschlüssel sind Kundendaten, Produktpreis oder Rechnungsdatum.

Die inhaltlichen Schlüssel werden automatisch mit den hinterlegten Kundendaten bzw. Ihren Unternehmensdaten ersetzt. Ein Beispiel: Wenn der Schlüssel $Order.OrderNumber$ im Rechnungslayout verwendet wird, erscheint an dieser Position in der fertigen Rechnung die entsprechende Rechnungsnummer. An dem Punkt, an dem der Schlüssel $Order.TotalIncl$ eingefügt wird, wird der Gesamtbetrag einschließlich Umsatzsteuer angezeigt. Dieses Vorgehen gilt auch für die weiteren Schlüssel.

Um einen Schlüssel hinzuzufügen, klicken Sie im Layout auf die gewünschte Stelle und wählen Sie den passenden Schlüssel aus der Übersicht. Zum Löschen markieren Sie den Schlüssel und klicken Sie die Backspace-Taste (Rückschritttaste).

Sie können eigene Schlüssel zu Ihrer Rechnung hinzufügen, basierend auf den extra Feldern, die Sie im Kundenblatt angelegt haben. Nach dem Anlegen erscheint der Schlüssel rechts unter „Customers“ in der Liste.

Gut zu wissen: Wählen Sie selbst aus, welche Schlüssel Sie in Ihrem Rechnungslayout hinzufügen möchten. Beachten Sie nur, dass die gesetzlich vorgeschriebenen Angaben in Ihren Rechnungen enthalten sind. Das Standardlayout enthält diese automatisch.

Durch die Nutzung von Label- und Contentschlüsseln in Ihrem Rechnungsmanager werden Rechnungen immer in der Sprache Ihrer Kundin oder Ihres Kunden verschickt, die Sie im jeweiligen Kundendatenblatt festgelegt haben.

Folgende Sprachen stehen zur Auswahl: Bulgarisch, Dänisch, Deutsch, Englisch, Estnisch, Finnisch, Französisch, Griechisch, Irisch, Italienisch, Kroatisch, Lettisch, Litauisch, Maltesisch, Niederländisch, Polnisch, Portugiesisch, Rumänisch, Schwedisch, Slowakisch, Slowenisch, Spanisch, Tschechisch und Ungarisch.

Um ein individuelles Layout für eine Sprache festzulegen, wählen Sie Ihr Dokument unter „Einstellungen“, „Layoutvorlagen“ aus und klicken Sie auf das „+“ in der Registerkarte „Global“. Markieren Sie die gewünschte Sprache und entfernen Sie das Häkchen bei Sprachen, die Sie nicht mehr brauchen.

Wichtig: Eine automatische Übersetzung ist nur möglich, wenn die vorgegebenen Labelschlüssel verwendet werden.

Öffnen Sie im Rechnungsmanager unter „Einstellungen“ und „Layoutvorlagen“ Ihre Vorlagen. Im Seiteneditor finden Sie unten verschiedene Buttons.

Speichern: Ihr Rechnungslayout wird gespeichert, Sie bleiben im Editor.
Speichern und zurück: Layout speichern und zur Vorlagenübersicht zurückkehren.
Löschen: Vorlage entfernen.
Duplizieren: Erstellt eine neue Vorlage basierend auf dem aktuellen Layout.
Beispiel: Vorschau des Layouts. Vorlage muss zuvor gespeichert und eine Rechnung erstellt werden.

Nicht vergessen: Benennen Sie Ihre Vorlage und legen Sie über den Schieberegler fest, ob die Vorlage das neue Standardlayout sein soll.

Sie legen fest, welche Inhalte auf Ihrer Rechnung angezeigt werden sollen und gestalten das Design ganz nach Ihren Wünschen – ähnlich wie in Word oder Excel.

Textelemente: Formatieren Sie Text durch Auswahl und Nutzung der Funktionen im Rechnungslayout, zum Beispiel Kursivschrift, Unterstreichen oder Farbänderung.
Tabellen: Klicken Sie auf die Tabelle zum Hinzufügen oder Löschen von Zeilen, Zellen oder Spalten. Über „Tabelleneigenschaften“ passen Sie Einstellungen an.
Zellen: Wählen Sie eine Zelle aus und öffnen Sie „Zellen“, „Zelleigenschaften“, um Breite, Rand oder Farbe festzulegen.

Die PDF-Rechnung wird nach Ihrer Vorlage erstellt. Die Fußzeile mit Betrag und Zahlungsinformationen steht immer unten. Lassen Sie genug Platz für Auftragszeilen und vermeiden Sie unnötige Leerzeilen, damit die Fußzeile nicht auf die nächste Seite rutscht.

Weitere Tipps:

• Speichern Sie Ihre Allgemeinen Geschäftsbedingungen als separates PDF.
• Vermeiden Sie große Banner und Logos.
• Verkleinern Sie mithilfe des Texteditors die Schriftgröße.

Folgen Sie den einzelnen Schritten, um das Layout für Ihr Anschreiben auszuwählen:

1. Klicken Sie im Menü auf „Einstellungen“, „Templatevorlagen“ und wählen Sie das Anschreiben aus, das Sie bearbeiten oder neu erstellen möchten. Im Dropdown-Menü können Sie eine bestehende Briefvorlage auswählen oder über den Button „Hinzufügen” eine neue erstellen.
2. Im Editor haben Sie die Möglichkeit, dynamische Inhalte einzufügen, indem Sie die jeweilige Zahl in den geschweiften Klammern kopieren und an beliebiger Stelle ins Layout einsetzen.
   
   Zur Orientierung: Jedes Anschreiben enthält feste Bestandteile wie beispielsweise die Adresse, den Satz „Hiermit erhalten Sie die Rechnung…” oder die Formulierung „Bitte bezahlen Sie diese Rechnung bis”. Dynamische Inhalte sind zum Beispiel der Name des Kunden oder der Kundin, die Rechnungsnummer, der Betrag oder Ihr Firmenlogo. Sobald Sie das Anschreiben versenden, werden die Platzhalter in den geschweiften Klammern automatisch mit den hinterlegten Daten ersetzt.
   
   Gut zu wissen: Die Sprache Ihres Anschreibens entspricht der Standardsprache in Ihrem Unternehmensprofil bzw. der festgelegten Sprache in der Kundendatei.

3. Fertig! Sie können Ihr Layout nun speichern, duplizieren oder bei Bedarf wieder löschen.

Um einen neuen Kunden im Rechnungsmanager anzulegen, wählen Sie links im Menü „Kunden“ aus und klicken anschließend erneut auf „Kunden“. Über den Button „+Hinzufügen“ rechts oben öffnet sich eine Eingabemaske, in der Sie unter anderem die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer, den Kundennamen, die Umsatzsteuernummer sowie Konto- und Rechnungsdaten und weitere relevante Informationen eingeben können. Alles ausgefüllt? Vergessen Sie nicht, auf „Speichern“ oder „Speichern und zurück“ zu klicken.

Mit einer bestehenden Kundenliste laden Sie Ihre Daten einfach im Rechnungsmanager hoch. Das spart wertvolle Zeit, weil Sie nicht alle Kundinnen und Kunden einzeln anlegen müssen.

So funktioniert’s:
1. Wählen Sie im Menü „Kunden“ und dann „Importieren“ aus. Alternativ können Sie zunächst eine leere Vorlage exportieren, Ihre eigenen Daten darin ergänzen und anschließend erneut importieren.

2. Wählen Sie die Liste aus, die Sie importieren möchten. Der Rechnungsmanager unterstützt .csv-Dateien und Excel-Dateien im .xslx-Format.

3. Wählen Sie über das Dropdown-Menü für jedes Feld im Kundenblatt die entsprechende Spalte in Ihrer Datei aus, in der sich diese Information befindet. Falls Sie zuvor eine Liste exportiert und die Informationen bereits in die vorgesehenen Spalten eingefügt haben, können Sie diesen Schritt überspringen.

Übrigens: Nicht alle Felder müssen einer Spalte zugeordnet werden, aber für jede Kundin oder jeden Kunden sollte mindestens entweder eine Umsatzsteuer-Identifikationsnummer oder eine E-Mail-Adresse hinterlegt sein. Andernfalls können die Daten nicht importiert werden.

Für eine Überweisung ins Ausland aktualisieren Sie die Kundendaten im Formular. Gehen Sie dafür im Rechnungsmanager auf „Kunden“ und tragen Sie im ausgewählten Kundenformular im Feld BIC „SWIFTUS:“ und die jeweilige BIC ein.

Navigieren Sie im Menü des Rechnungsmanagers zu „Einnahmen“. Um nach einer Kundin oder einem Kunden zu suchen, öffnen Sie zuerst die „Filter“ und tragen im Feld „Kunde“ den jeweiligen Namen ein. Ihnen werden nun alle Einnahmen sowie der Gesamtumsatz angezeigt. Über die Filteroptionen oben können Sie Ihre Suche weiter verfeinern, beispielsweise indem Sie einen bestimmten Zeitraum auswählen, für den der Umsatz angezeigt werden soll.

Fügen Sie das zusätzliche Feld zunächst im Rechnungslayout hinzu. Klicken Sie dann unter „Einstellungen“ auf „Layoutvorlagen“ und wählen Sie das Stift-Symbol neben „Rechnung“. Im Editiermodus klicken Sie ins gewünschte Feld, dann rechts unter „Customer“ auf das zusätzliche Feld. Das Feld wird direkt eingefügt.

Klicken Sie links im Menü auf „Kunden“ und öffnen Sie eine bestehende Kundendatei oder erstellen Sie über „+Hinzufügen“ eine neue. Tragen Sie nun im Feld „E-Mail“ die zusätzlichen E-Mail-Adressen ein und stellen Sie sicher, dass jede Adresse in einer Extra-Zeile steht. Um eine neue Zeile zu beginnen, drücken Sie einfach die Eingabetaste (Enter-Taste). Vergessen Sie nicht Ihre Angaben zu speichern.

Nach dem Speichern mehrerer E-Mail-Adressen erscheint im Kundenblatt neben „Historie“ eine zusätzliche Registerkarte „Schicken an“. Sie können die jeweiligen E-Mail-Adressen nun den einzelnen Dokumenten zuordnen.

Wenn Sie einen neuen Kunden anlegen, wird der Umsatzsteuersatz im Kundenblatt standardmäßig auf den Standardsatz Ihres Landes gesetzt. Wollen Sie beim Anlegen einen anderen Umsatzsteuersatz als Standard festlegen, müssen Sie zunächst den Standardsatz in Ihrem Unternehmensblatt ändern.

Klicken Sie dazu oben im Menü auf „Mein Unternehmen“ und tragen Sie im Feld „Steuersatz“ den gewünschten Umsatzsteuersatz ein. Vergessen Sie anschließend nicht, auf „Speichern“ zu klicken.

Peppol ist ein internationales Netzwerk, das den standardisierten und sicheren Austausch von E-Rechnungen zwischen Unternehmen und öffentlichen Auftraggebern ermöglicht.

Ist Ihre Kundin oder Ihr Kunde mit dem Peppol-Netzwerk verbunden, wird im Kundenblatt direkt neben dem Namen ein grünes Peppol-Symbol angezeigt. Sobald Sie eine Rechnung erstellt haben, erscheint eine grüne Peppol-Schaltfläche, über die Sie die Rechnung versenden können.

Gehen Sie im Rechnungsmanager links im Menü auf „Lieferanten“ und klicken Sie erneut auf „Lieferanten“. Über den Button „+Hinzufügen“ rechts oben öffnet sich eine Eingabemaske, in der Sie die Daten Ihres Lieferanten oder Ihrer Lieferantin eingeben können.

Ändern Sie bei einem ausländischen Kontakt zunächst das Land im Feld „Rechnungsadresse“. Geben Sie dann eine Unternehmenskennung wie zum Beispiel die USt-IdNr. (Umsatzsteuer-Identifikationsnummer), die LEI-Nummer (Legal Entity Identifier) oder die Global Location Number (GLN) in das erste Feld oben ein. Über das Pluszeichen können Sie eine zusätzliche Unternehmenskennung hinzufügen.

Alles ausgefüllt? Vergessen Sie nicht, auf „Speichern“ oder „Speichern und zurück“ zu klicken.

Mit einer bestehenden Lieferantenliste laden Sie Ihre Daten einfach im Rechnungsmanager hoch. Das spart wertvolle Zeit, weil Sie nicht alle Lieferantinnen und Lieferanten einzeln anlegen müssen.

So funktioniert’s:

1. Wählen Sie im Menü „Lieferanten“ und dann „Importieren“ aus. Alternativ können Sie zunächst eine leere Vorlage exportieren, Ihre eigenen Daten darin ergänzen und anschließend erneut importieren.
2. Wählen Sie die Liste aus, die Sie hochladen möchten. Der Rechnungsmanager unterstützt .csv-Dateien und Excel-Dateien im .xslx-Format.
3. Wählen Sie über das Dropdown-Menü für jedes Feld im Lieferantenblatt die Spalte in Ihrer Datei aus, in der sich diese Information befindet. Falls Sie zuvor eine Liste exportiert und die Informationen bereits in die vorgesehenen Spalten eingefügt haben, können Sie diesen Schritt überspringen.

Übrigens: Nicht alle Felder müssen einer Spalte zugeordnet werden, aber für jede Lieferantin oder jeden Lieferanten sollte mindestens entweder eine Umsatzsteuer-Identifikationsnummer oder eine E-Mail-Adresse hinterlegt sein. Andernfalls können die Daten nicht importiert werden.

Für eine Überweisung ins Ausland aktualisieren Sie die Lieferantendaten im Formular. Gehen Sie dafür im Rechnungsmanager auf „Lieferanten“ und tragen Sie im ausgewählten Kundenformular im Feld BIC „SWIFTUS:“ und die jeweilige BIC ein.

Dafür gibt es zwei Wege:

1. Bei der Rechnungserstellung über „Schnelleingabe” und „Neuen Lieferanten anlegen“.
2. Im Menü über „Lieferanten“ und „+Hinzufügen“.  

Überprüfen Sie folgende Punkte, bevor Sie Ihre Angaben speichern:

• Beginnt die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer mit dem Ländercode?
• Haben Sie unter „Umsatzsteuer” das richtige Umsatzsteuersystem für ausländische Lieferanten bzw. Lieferantinnen ausgewählt?
• Haben Sie unter „Land“ das richtige Land ausgewählt?
• Fängt die Ländervorwahl unter „Telefon” und „Mobil” mit der Vorwahl des jeweiligen Landes an?

Stellen Sie sicher, dass alle Informationen korrekt und vollständig sind, bevor Sie die Daten speichern.

Klicken Sie im Menü auf „Ausgaben“ und geben Sie im Feld „Lieferant“ den Namen des Lieferanten oder der Lieferantin ein. Unten auf der Seite sehen Sie die Gesamtkosten. Sie können Ihre Suche weiter verfeinern, indem Sie über den Filter einen Zeitraum angeben, für den Sie die Kosten berechnen möchten.

Überprüfen Sie zunächst, ob noch Rechnungen mit den doppelt angelegten Lieferanten oder Lieferantinnen verknüpft sind. Öffnen Sie dafür alle betroffenen Rechnungen und wählen Sie jeweils den korrekten Kontakt aus. Sobald keine Rechnungen mehr mit dem Doppelkontakt existieren, löschen Sie ihn aus Ihrer Liste.

Ja. Um eine neue Gruppe anzulegen, wählen Sie im Menü den Bereich „Lieferanten“ und anschließend „Gruppen“ aus. Über „+Hinzufügen“ können Sie eine neue Gruppe erstellen.

Nach der Erstellung einer oder mehrerer Gruppen besteht die Möglichkeit, im Lieferantenblatt anzugeben, zu welcher Gruppe ein Lieferant oder eine Lieferantin gehört.

Peppol ist ein internationales Netzwerk, das den standardisierten und sicheren Austausch von E-Rechnungen zwischen Unternehmen und öffentlichen Auftraggebern ermöglicht.

Wenn Ihre Lieferantin oder Ihr Lieferant mit dem Peppol-Netzwerk verbunden, wird im Lieferantenblatt neben dem Namen ein grünes Peppol-Symbol angezeigt. Gut zu wissen: Das Symbol erscheint erst, wenn eine Rechnung des Lieferanten oder der Lieferantin vorliegt.

Klicken Sie im Menü des Rechnungsmanagers auf „Lieferanten“ und öffnen Sie das entsprechende Lieferantenblatt. Deaktivieren Sie anschließend das Kontrollkästchen neben „Mehrwertsteuer abzugsfähig” und klicken Sie unten auf „Speichern”. Die Mehrwertsteuer wird auf 0 gesetzt. Wenden Sie sich bei weiteren Fragen zur abzugsfähigen Mehrwertsteuer am besten direkt an Ihren Steuerberater oder Ihre Steuerberaterin.

Über das Dashboard im Rechnungsmanager haben Sie Ihre Finanzen jederzeit im Blick und erhalten in Echtzeit Einblick über Einnahmen und Ausgaben. Verschiedene visuelle Darstellungen, die sogenannten Widgets, zeigen Ihre wichtigsten Finanzdaten:

• Zu bearbeitende Rechnungen
• Offene Rechnungen
• Quick Links zur Erstellung von Rechnungen, Angeboten, Lieferscheinen, Bestellscheinen sowie zum Hinzufügen von Kundinnen und Kunden.
• Saldenübersicht Ihrer verknüpften ING-Konten
• Memo-Funktion für Notizen
• Monatliche Einnahmen und Ausgaben im laufenden Geschäftsjahr
• Alle Quartalszahlen der letzten vier Jahre

Die Diagramme basieren auf Ihren Rechnungsdaten sowie den importierten Kontoauszügen.

Ja. Im Rechnungsmanager-Menü unter „Einstellungen“, „Allgemeines“ können Sie unter „Personalisieren Sie Ihr Dashboard“ per Umschaltflächen Widgets hinzufügen oder entfernen und Ihr Dashboard ganz nach Ihren Wünschen gestalten.

Das Geschäftsjahr beginnt standardmäßig am 1. Januar. Falls das nicht auf Ihr Unternehmen zutrifft, gehen Sie zu „Einstellungen“ und dann zu „Erweiterte Einstellungen“. Dort lässt sich das Geschäftsjahr unter „Starten Sie das Geschäftsjahr“ frei einstellen.

Standardmäßig erfolgt der Versand von E-Mails über die Adresse „name@meinrechnungsmanager.de“, wobei „name“ automatisch durch den in Ihrem Profil hinterlegten Namen ersetzt wird. Antworten auf diese E-Mails werden an die in Ihrem Profil gespeicherte E-Mail-Adresse weitergeleitet.

Um E-Mails von Ihrer eigenen Adresse zu senden, gehen Sie unter „Einstellungen“, „Allgemeines“ in die „E-Mail-Einstellungen“ und tragen Sie dort die SMTP-Serverdaten ein.

Unser Tipp: Prüfen Sie, ob Ihre E-Mail-Adresse im Bereich „Mein Unternehmen“ korrekt hinterlegt ist. Bestätigen Sie die Adresse beim ersten Versand oder später über das rote Ausrufezeichen oben rechts.

Oben rechts im Rechnungsmanager erscheint eine Fehlermeldung. Die Rechnung wird als „Nicht gesendet“ angezeigt.

Ihr Unternehmen hat den Zugriff auf den SMTP-Server (Postausgangsserver) für diese E-Mail-Adresse blockiert. Wenden Sie sich in diesem Fall an Ihre IT-Abteilung.

Überprüfen Sie zunächst, ob die folgenden Einstellungen korrekt sind:

1. Ihre SMTP E-Mail-Adresse stimmt mit der in Ihrem Unternehmensprofil überein.
2. Der SMTP-Server des Anbieters, mit dem Sie arbeiten, ist korrekt.
3. Bei Anmeldungen über die Zwei-Faktor-Authentifizierung benötigen Sie ein App-Passwort.
4. Ihr E-Mail-Anbieter muss „unsichere Anmeldungen“ erlauben.
5. Die Autovervollständigungsfunktion Ihres Browsers verwendet das richtige Passwort des Rechnungsmanagers und nicht das des E-Mail-Kontos.

UBL steht für „Universal Business Language“ und bezeichnet einen offenen, internationalen Standard für elektronische Geschäftsdokumente. Es handelt sich dabei um Dateien im XLM-Format, die Informationen wie Rechnungen oder Bestellungen enthalten, um sie maschinell zu verarbeiten.

Um UBL-Dateien für Einnahmen und Ausgaben automatisch zu verarbeiten, gehen Sie zu „Einstellungen“, „Allgemeines“ und scrollen Sie bis „Schnelleingabe“. Aktivieren Sie die Umschaltflächen, um UBL-Dateien aus der Schnelleingabe automatisch zu verarbeiten – sie werden sofort als Einnahmen oder Ausgaben gelistet. Kunden- und Lieferanteninfos werden in der Kunden- oder Lieferantenliste angezeigt.

Ja. In der Regel erkennt der Rechnungsmanager mithilfe der Texterkennung (OCR, Optical Character Recognition) automatisch die Zahlungsfrist aus der PDF-Datei, die Sie in der Schnelleingabe hochladen. Die Technologie OCR wandelt dabei Texte aus Bildern oder Scans in maschinenlesbaren Text um.

Unter „Einstellungen“, „Allgemeines“, „Schnelleingabe“ können Sie bestimmen, ob das Fälligkeitsdatum per OCR erkannt oder anhand des Rechnungsdatums bzw. der Zahlungsbedingungen berechnet wird.

Gehen Sie zu „Einstellungen“,  „Allgemeines“ und aktivieren Sie unter „Schnelleingabe“ die Option „Betreff der E-Mail auf dem Dokument platzieren“. Der Betreff wird automatisch in das Feld „Zusatztext auf PDF“ übertragen und erscheint nach dem Speichern im PDF.

Der Rechnungsmanager erstellt automatisch zwei unterschiedliche E-Mail-Adressen für jeden Account. Dateien, die an diese Adressen gesendet werden, erscheinen automatisch in der „Schnelleingabe“. Verwenden Sie die erste Adresse für Dateien, die nicht geteilt werden sollen.

Aktivieren Sie unter „Einstellungen“, „Allgemeines“, „Genehmigung“ die automatische Weiterleitung von Dokumenten an Genehmigen in der Schnelleingabe. Wenn Sie die Funktion deaktivieren, landen die Dokumente automatisch im Reiter „Zu bearbeiten“.

Gut zu wissen: Mit „Genehmigen“ wird Ihrem Prozess ein weiterer Schritt hinzugefügt, bei dem andere Personen Ihre Dokumente prüfen können.

Im Rechnungsmanager können Sie unter „Einstellungen“, „Allgemeines“ sowie „Automatisch Erinnerungen senden“ festlegen, dass nach Überschreitung des Fälligkeitsdatums um zwei Tage automatisch alle sieben Tage eine Zahlungserinnerung versendet wird. Es werden maximal fünf Mahnungen verschickt. Für Rechnungen, die seit mehr als 120 Tagen überfällig sind, erfolgt kein Versand weiterer Erinnerungen.

Das geht über „Einstellungen“, „Allgemeines“, „Nummerierung“. Geben Sie einfach die Nummer in das jeweilige Feld ein. Diese zählt automatisch hoch, sobald Sie neue Dokumente wie Rechnungen oder Angebote erstellen.

Klicken Sie auf „Einstellungen“, „Allgemeines“ und scrollen Sie bis „Zahlungskontrolle“. Hier können Sie folgende Einstellungen vornehmen:

• Eine automatische Abgleichung von Zahlungsinformationen festlegen.
• Rechnungen anhand von Betrag und Datum mit den Kontoauszügen abgleichen.
• Kontoauszüge automatisch anhand von Schlüsselwörtern verarbeiten (zum Beispiel Miete, Barzahlung, etc.).
• Zulässige Zahlungsdifferenz in EUR und % festlegen.
• Eine zusätzliche Prüfung von Einkaufsrechnungen bestimmen.

Aktivieren Sie unter „Einstellungen“, „Allgemeines“, „Genehmigung“ die Funktion, dass Rechnungen automatisch in der Schnelleingabe genehmigt werden, ohne dass sie vorher im Reiter „Zu bearbeiten“ landen.

Klicken Sie auf „Einstellungen“ und „Allgemeines“. Unter „Erweiterte Einstellungen“ können Sie eine Reihe zusätzlicher Einstellungen vornehmen. Hier ein paar Beispiele:

• Fügen Sie eine BCC-E-Mail-Adresse hinzu.
• Legen Sie für bestimmte Rechnungen einen Preisnachlass fest.
• Verlängern Sie die festgesetzte Zahlungsfrist.
• Lassen Sie sich vor Versand den Bildschirm „E-Mail bearbeiten“ anzeigen.
• Ändern Sie das Startdatum Ihres Geschäftsjahres.
• Lassen Sie sich den Bruttogewinn eines Angebots anzeigen.
• Aktivieren Sie die Anzeige des Lagerbestands, wenn Sie ein Produkt zu einer Rechnung hinzufügen.
• Erhalten Sie alle Benachrichtigungen auch per E-Mail.
• Versenden Sie einmal täglich alle nicht gesendeten Rechnungen an Ihre Kundinnen und Kunden.
• Fügen Sie in Ihren Rechnungen einen zusätzlichen Text mit einem Umsatzsteuersatz von 6 Prozent hinzu.

Um bestimmte Angaben und Einstellungen zurückzusetzen, klicken Sie unter „Einstellungen“ auf „Allgemeines“ und scrollen Sie ganz nach unten bis „Zurücksetzen“. Hier können Sie Produkte entfernen, gespeicherten Daten zu Kundinnen und Kunden sowie Lieferantinnen und Lieferanten bearbeiten oder Dokumente löschen.