Wie Sie ein einfaches Buchhaltungssystem einrichten – und welche Software es gibt
Eine selbstständige Tätigkeit ohne Buchhaltung? Das ist undenkbar. Denn an einer ordnungsgemäßen Buchhaltung, bei der alle finanziellen Vorgänge in einem Unternehmen dokumentiert und ausgewertet werden, führt kein Weg vorbei.
Alle, die zu einer einfachen – und nicht zu einer doppelten – Buchhaltung verpflichtet sind, können problemlos ein Buchhaltungssystem selbst einrichten.
- Übrigens: An dieser Stelle können Sie nachlesen, wer zu einer einfachen und wer zu einer doppelten Buchführung verpflichtet ist.
Ein einfaches Buchhaltungssystem einrichten
„Um Geschäftsvorgänge dokumentieren zu können, ist es nötig, sämtliche Belege zu sammeln“, sagt Andreas Lutz, Vorstandsvorsitzender des Verbands der Gründer und Selbstständigen (VGSD). Dazu gehören zum Beispiel:
- Rechnungen
- Quittungen oder Kassenbons
- Verträge (etwa Mietvertrag für die Geschäftsräume)
- Bescheide (etwa von Behörden)
- und andere Dokumente wie Versicherungsbescheinigungen.
Nötig sind zwei Ordner, einer für die Buchhaltung und einer für Verträge. Im ersten Ordner heftet man alle Kontoauszüge ab. Zu jeder einzelnen Zahlung gibt es Belege.
Beispiel: Kunde X hat eine Rechnung bezahlt. Die Rechnung wird hinter den Kontoauszug, aus dem der Zahlungseingang ersichtlich ist, abgeheftet. Für Materialaufwendungen hat Ihr Unternehmen Summe Y zahlen müssen – die Quittung kommt samt dem Kontoauszug, der den Zahlbetrag anzeigt, in den Ordner.
Zusätzlich lassen sich in einer Excel-Liste die entsprechenden Belege nach Erlös- und Kostenarten übersichtlich sortieren.
Tipp: „Sinnvoll ist, zwei Bankkonten zu führen – ein Geschäfts- und ein Privatkonto“, rät Andreas Lutz. So entsteht kein Durcheinander – und es erleichtert die Buchführung.
Mit Software geht die Buchhaltung noch einfacher
„Eigentlich müssen sich alle Selbstständige sowie Freiberuflerinnen und Freiberufler eine Buchhaltungs-Software zulegen“, sagt Lutz. Denn seit dem 1. Januar 2025 stehen alle Selbstständigen in der Pflicht, elektronische Rechnungen (E-Rechnungen) entgegenzunehmen.
Wichtig: PDFs sind keine E-Rechnungen.
- Das ist eine E-Rechnung: Bei einer elektronischen Rechnung handelt es sich um eine Rechnung, die Sie in einem strukturierten elektronischen Format ausstellen, übermitteln und empfangen. Es muss möglich sein, die Rechnung elektronisch zu verarbeiten. Mehr zur E-Rechnung erfahren Sie hier.
Welche Buchhaltungs-Software es gibt
„Es gibt eine Vielzahl von Anbietern, die Abos für Buchhaltungs-Software im Angebot haben“, sagt Lutz. Darunter sind auch viele webbasierte Anwendungen, über die sich auch Monatsauswertungen oder Jahresberichte erstellen lassen.
Anbieter stellen die Software grundsätzlich zeitlich unbegrenzt zur Verfügung. Aber mitunter kann es nach einer gewissen Zeit Gründe geben, warum man einen Anbieter wechseln möchte, zum Beispiel bei einer Preiserhöhung. Doch auch bei einem Wechsel ist man verpflichtet, die digital eingegangenen Rechnungen über viele Jahre veränderungssicher aufzubewahren. „Daher sollte man vorab mit einem Anbieter klären, was bei einem Wechsel geschieht“, sagt Lutz. Hat man weiter Zugriff auf die Daten? Kann man die Daten mitnehmen?
Viele Anbieter von Buchhaltungssoftware bieten vom Funktionsumfang, der Zahl der Rechnungen oder zeitlich begrenzt kostenlose Versionen an. Diese Anbieter von Buchhaltungssoftware gibt es beispielsweise:
- Datev: Die Firma bietet verschiedene Anwendungen. Datev Mittelstand ist ein Programm, das Unternehmen beim Rechnungswesen und dem Buchen von Geschäftsvorfällen unterstützt. Für die Lohnabrechnung bietet Datev eine andere Software. Mit Datev-SmartIT lassen sich verschiedene Programme der Firma in einer Cloud zusammenführen.
- Weclapp: Buchhaltungs-Software. Hierbei handelt es sich um eine cloudbasierte Anwendung, die Unternehmen dabei unterstützt, ihre Buchhaltung und die Verwaltung von E-Rechnungen zu automatisieren.
- Lexware: Software für Buchhaltung und Rechnungsstellung. Diese Lösung ist speziell für kleine und mittlere Unternehmen gedacht. Auch unterstützen sie die Verwaltung von E-Rechnungen.
- FastBill: Rechnungs-Software. Diese cloudbasierte Lösung ermöglicht es Selbstständigen und kleinen Unternehmen, E-Rechnungen zu erstellen. Zugleich sorgt die Anwendung dafür, die Buchhaltung zu vereinfachen.
Weitere Tipps gibt es auf der Website des Verbands der Gründer und Selbstständigen (VGSD).
Übrigens: In Sachen E-Rechnungen gibt es auch kostenlose Softwarelösungen. Zum Beispiel:
- WISO Mein Büro Free: Diese Anwendung macht es möglich, E-Rechnungen gratis zu erstellen und zu verwalten.
- Accountable: Diese Lösung unterstützt die Formate XRechnung und ZUGFeRD.