Grundlagen der Buchhaltung – Darum ist sie nötig und so wird sie organisiert
Einnahmen, Ausgaben, Verbindlichkeiten & Co.: Unternehmen müssen ihre Finanzen fest im Blick haben, um wirtschaftlich erfolgreich zu sein. Dafür gibt’s die Buchhaltung. Sie ist das monetäre Gedächtnis einer Unternehmung: Sie erfasst, dokumentiert und analysiert sämtliche finanzielle Vorgänge innerhalb einer Firma.
„So hat man selbst einen Überblick und auch die Kontrolle über alle finanziellen Vorgänge“, sagt Andreas Lutz, Vorstandsvorsitzender des Verbands der Gründer und Selbstständigen (VGSD) mit Sitz in München. Aber auch für das Finanzamt ist eine korrekte Buchführung zwingend notwendig
- Buchhaltung oder Buchführung? Im Alltag nutzen viele die beiden Begriffe als Synonym. Ganz korrekt ist das eigentlich nicht. „Mit Buchhaltung ist eigentlich die Abteilung innerhalb eines Unternehmens gemeint, die sich mit der Buchführung – also den finanziellen Vorgängen in Bezug auf die Firma – befasst“, so Lutz.
Einfache oder doppelte Buchführung?
Mit der Buchführungspflicht im Sinne des Handelsgesetzbuches (HGB) ist die doppelte Buchführung gemeint. Dazu gehört auch das Erstellen von Jahresabschluss und Bilanz. Kapitalgesellschaften, Kaufleute und Unternehmen, die ein selbstständiges Handelsgewerbe betreiben, sind zur doppelten Buchführung verpflichtet (§238 HGB). Dabei wird jeder Geschäftsvorfall doppelt gebucht, und zwar auf ein Konto und ein Gegenkonto. Die Rede ist hier oft auch von einer Soll- und Haben-Buchung.
Eine einfache Buchführung mittels Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR) ist wesentlich unkomplizierter. „Dafür sind Einnahmen und Ausgaben gegenüberzustellen und zu verrechnen, am Ende bleibt der Gewinn“, erläutert Andreas Lutz. Eine einfache Buchhaltung dürfen führen:
- Freiberuflerinnen und Freiberufler
- Land- und Forstwirte
- Alle anderen Selbstständigen, wenn der Gewinn 80.000 Euro oder der Umsatz 800.000 Euro im Jahr nicht übersteigt – diese Schwellen gelten rückwirkend zum 1. Januar 2023
Das sind die rechtlichen Grundlagen der Buchführung
Umsatzsteuergesetz, Einkommensteuergesetz und Körperschaftsteuergesetz: Für die Buchführung gibt es verschiedene rechtliche Grundlagen. Im Handelsgesetzbuch sind die Aufbewahrungsfristen von Unterlagen geregelt. „Die wichtigsten rechtlichen Grundlagen der Buchführung sind die GoB sowie die GoBD“, sagt Lutz.
GoB: Die Abkürzung GoB steht für Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung. Dazu gehören unter anderem:
- Keine Buchung ohne Beleg: Jeder einzelne Geschäftsvorgang muss sich jederzeit durch Belege nachprüfen lassen.
- Klar und übersichtlich: Die Geschäftsvorgänge sind so zu dokumentieren, dass sich ein sachverständiger Dritter – zum Beispiel das Finanzamt – in einem angemessenen Zeitraum einen Durchblick über die wirtschaftliche Lage eines Unternehmens hat.
- Vollständig: Es darf kein Geschäftsvorgang weggelassen werden. Hat es bei einem Vorgang nachträglich Änderungen gegeben, muss dies nachvollziehbar dokumentiert sein. Zudem ist der Zeitpunkt der Änderung festzuhalten.
GoBD: Die vier Buchstaben bedeuten „Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“. Darin sind die Anforderungen an eine digitale Buchhaltung geregelt – nämlich wie Unternehmerinnen und Unternehmer sowie Selbstständige steuerlich relevante Dokumente erfassen, bearbeiten und archivieren müssen. Auch bei den GoBD gilt der Grundsatz der Nachvollziehbarkeit.
Buchhaltung selbst machen oder auslagern?
Als Selbstständige/-r können Sie sich selbst um ihre Buchhaltung kümmern – wie Sie ein Buchhaltungssystem aufsetzen, lesen Sie hier. Oder Sie lagern sie aus. Infrage kommt hierfür entweder ein Buchhalter oder eine Steuerberaterin bzw. ein Steuerberater. Der Vorteil: Sie haben einen Profi an Ihrer Seite, der oder die Ihnen wertvolle Tipps geben kann – und Sie selbst können sich voll und ganz auf Ihr tägliches Kerngeschäft konzentrieren.