Die ersten Schritte für die Digitalisierung in Ihrem Unternehmen

Das Wort findet sich überall: Auf Konferenzen, in Zeitungen, auf Werbeplakaten und in Strategiehandbüchern: Digitalisierung. Und trotzdem – oder gerade deswegen – gibt es bei vielen kleinen und mittleren Unternehmen hier noch Aufholbedarf.

Das zeigt die Digitalisierungsumfrage 2022 des Deutschen Industrie- und Handelskammertages: Demnach schätzen Unternehmen in Deutschland ihren eigenen Stand der Digitalisierung im Durchschnitt als „befriedigend“ ein. Zeit, etwas daran zu ändern. Doch wo anfangen? Wir geben Tipps.

Was sind die Vorteile der Digitalisierung?

Digitalisierung – das klingt nach viel Arbeit. Lohnt sich der Aufwand? Diese Argumente sprechen dafür:
 

  • Zeitersparnis
    Personalplanung, Buchhaltung oder Projektmanagement: Viele interne Prozesse sind aufwendig und kosten jede Menge Zeit. Doch einmal digitalisiert, können sie wesentlich effizienter ausgeführt werden. Die Folge: Beschäftigte haben mehr Zeit für andere Aufgaben.
  • Flexibilität
    In Zeiten von Homeoffice und hybriden Arbeitsmodellen wird es immer wichtiger, dass Teams auch von unterschiedlichen Orten aus zusammenarbeiten können. Digitalisierte Prozesse machen das möglich.
  • Kundenbindung
    Wer Daten digital erfasst, hat alle Informationen zentral verfügbar – und kann Kundinnen und Kunden so gezielt ansprechen und auf ihre individuellen Bedürfnisse eingehen.
  • Neue Produkte
    Unternehmen können mithilfe der Digitalisierung neue Angebote erstellen und Ihren Umsatz steigern. Dazu gehören Onlinekurse, Apps oder E-Books.
  • Höhere Sichtbarkeit
    Digitale Angebote helfen außerdem dabei, sichtbarer zu werden – und so neue Kundinnen und Kunden zu gewinnen. Das kann etwa durch E-Mail-Marketing, Social-Media-Kampagnen oder die Unternehmenswebsite gelingen.

Prozesse optimieren: Schritt für Schritt

Wer eine langfristige Digitalisierungsstrategie verfolgen will, braucht einen Fahrplan. Diese fünf Schritte des Netzwerks „Mittelstand-Digital“ des Bundesministeriums für Wirtschaft und Klimaschutz helfen dabei:
 

  1. Bestandsaufnahme: Wie digital ist mein Unternehmen eigentlich? Diese Frage sollte ganz am Anfang stehen. Mit der Reifegradmessung von „Mittelstand-Digital“ lässt sich das innerhalb von 45 bis 60 Minuten herausfinden. „Oft kennen Firmen bereits die Prozesse oder Bereiche, bei denen eine Digitalisierung notwendig oder sogar gesetzlich vorgeschrieben ist“, sagt Josef Fenzl, Geschäftsführer des Beratungsunternehmens Agentur Fenzl. Er rät dazu, als ersten Schritt eine Auflistung aller Vorgänge zu erstellen, bei denen eine Optimierung sinnvoll ist.
     
  2. Ziele und Maßnahmen bestimmen: Wenn Sie wissen, wo Sie in Sachen Digitalisierung stehen, können Sie nun einen Plan erstellen. „Die Kennzahlen des Unternehmens haben meines Erachtens die stärkste Aussagekraft. Aus den sich daraus ergebenden Engpässen und Chancen lässt sich eine Strategie ableiten“, erklärt Sven Wiegert, Chief Technology Officer der Digitalagentur IT-Couch.
     
  3. Ressourcen-Check: Welche technische Ausstattung muss angeschafft werden? Sind neue Fachkräfte notwendig? Und wie holt man seine Angestellten mit an Bord? All diese Fragen sollten vor der Umsetzung geklärt werden.
     
  4. Finanzierung klären: Die entstehenden Kosten sind laut einer YouGov-Studie im Auftrag des Hosting-Anbieters IONOS für Unternehmen die größte Hürde bei der Digitalisierung. Dabei müssen nicht immer gleich hohe Summen ausgegeben werden. „In einem sehr kleinen Betrieb reicht es schon im ersten Schritt, die Buchhaltung von Word und Excel auf ein Buchhaltungsprogramm für 7 bis 10 Euro im Monat umzustellen“, erklärt Wiegert. Für eine Software, die individuell programmiert werden muss, müsse man hingegen mit einigen Tausend Euro rechnen. Wichtig: Stellen Sie zunächst alle Kosten auf und klären Sie Finanzierungsmöglichkeiten.
     
  5. Umsetzung planen: Erst wenn der Fahrplan und die Finanzierung stehen, kann es losgehen. Informieren Sie alle Beteiligten und bereiten Sie sie auf die Veränderung vor. Dann steht dem digitalen Umbruch nichts mehr im Weg!

Förderprogramme und Co.: Hier gibt’s Hilfe

Dokumente digitalisieren, neue Marketingkanäle erschließen oder automatisierter Service: Das eigene Unternehmen digital voranzubringen kann eine überwältigende Aufgabe sein. Die gute Nachricht ist: Sie stehen nicht alleine da. Viele Kompetenzzentren der Handels- und Handwerkskammern bieten kostenlose Beratungen an. Außerdem gibt es für kleine und mittelständige Unternehmen Förderprogramme der Bundesregierung.

Das „Go Digital“-Programm etwa fördert Betriebe mit weniger als 100 Mitarbeitern und Mitarbeiterinnen. Auch die Förderung „Digital Jetzt“ richtet sich an den Mittelstand. Aber Achtung: „Damit Fördermittel bewilligt werden können, darf mit der Maßnahme oftmals noch nicht begonnen worden sein“, warnt Fenzl. Er rät deshalb dazu, frühzeitig Kontakt mit einem Dienstleister aufzunehmen. Kostenlose Online-Angebote bietet außerdem das Mittelstand-Digital-Zentrum Handwerk hier an.

Lesetipp: Schauen Sie doch mal in diese Digitalisierungs-Beispiele aus der Praxis rein. Aufschlussreich sind auch Erfolgsgeschichten aus dem Handwerk.