Damit die Firmenkasse immer gefüllt ist: So funktioniert effizientes Forderungsmanagement

Finanzen 4 min Lesedauer 13.10.2022

Der Auftrag wurde vereinbarungsgemäß ausgeführt, doch der Kunde oder die Kundin zahlt nicht. Das erleben kleine und mittlere Unternehmen immer wieder. Das belastet die Liquidität, verursacht Kosten und kann zu Verlusten führen, wenn Forderungen beispielsweise verjähren. Um all das zu verhindern, benötigen Betriebe ein professionelles Forderungsmanagement. Damit stellen Sie sicher, dass Sie nicht auf Ihren Rechnungen sitzenbleiben.

Erst der Vertrag, dann die Arbeit

Ein effizientes Forderungsmanagement beginnt bereits damit, dass ein Unternehmen seine Waren oder Dienstleistungen erst dann auf den Weg bringt, wenn ein Vertrag oder eine Bestellung schriftlich vorliegen. Fachleute raten dazu, schon in Vorgesprächen und spätestens mit Abgabe eines Angebots klare Zahlungsvereinbarungen zu formulieren und diese über eine schriftliche Angebotsannahme bestätigen zu lassen. Trotzdem kann es passieren, dass der Auftraggeber oder die Auftraggeberin nicht zahlt. Ist aber in der Rechnung ein klares Zahlungsziel benannt, können Sie sofort nach Ablauf dieser Frist eine Mahnung versenden.

  • Tipp: Häufig hilft ein Anruf nach Ablauf der Frist weiter. Eine anschließende Mail, in der Sie das Besprochene zusammenfassen, sorgt für Klarheit und erzeugt Druck sowie Rechtssicherheit.

Mahnschreiben verschicken

„Schon die erste Zahlungserinnerung sollte eindeutig formuliert als Mahnung verschickt werden“, empfiehlt Andrea Nützel, Rechtsreferentin bei der IHK für München und Oberbayern. Mit Zugang der Mahnung können Sie dem Schuldner oder der Schuldnerin weitere Kosten und Verzugszinsen berechnen. Je nach Kundenbeziehung lassen sich bis zu drei Mahnschreiben mit steigender Dringlichkeit verschicken:

  1. Zahlungserinnerung
  2. Ausdrückliche Mahnung
  3. Androhung weiterer Schritte

„So gibt man denjenigen, die nur versehentlich die Zahlung versäumt haben, ausreichend Gelegenheit, die Forderung zu erfüllen“, betont IHK-Rechtsexpertin Nützel. Führen die Mahnungen nicht zu dem gewünschten Ergebnis, sollten Unternehmen weitere Schritte nicht scheuen. „Das kann das gerichtliche Mahnverfahren, die Klage auf Zahlung, aber auch die Übertragung der Forderung an ein Inkassobüro oder einen Anwalt sein“, so Nützel.

Zahlungsausfälle vermeiden – das können Sie präventiv tun

Um Zahlungsausfälle möglichst zu vermeiden, können Sie aber auch präventiv einiges tun. Dazu gehört:

  • die Bonität des Kunden oder der Kundin im Fokus haben: Vor Vertragsabschluss und Rechnungsstellung sollten Unternehmen die Bonität von Kundinnen und Kunden sorgfältig unter die Lupe nehmen. Dabei können Sie auf Daten einer Wirtschaftsauskunftei zurückgreifen. Erteilt Ihnen ein Kunde oder eine Kundin schon seit längerer Zeit Aufträge, sollten Sie jährlich eine Bonitätsprüfung vornehmen. Seien Sie wachsam, wenn beispielsweise Zahlungsziele häufiger überschritten oder nur Teilzahlungen geleistet werden, obwohl das nicht vereinbart war – das können Anzeichen sein, dass sich die Bonität verschlechtert hat.
  • gegebenenfalls Vorkasse vereinbaren: Bei Kundinnen und Kunden, deren Bonität sich verschlechtert hat, bietet es sich an, Vorkasse zu vereinbaren. So gehen Sie auf Nummer sicher, dass Sie das Ihnen zustehende Geld bekommen.
  • Anzahlungen festsetzen: Bei Aufträgen, die ein bestimmtes Volumen überschreiten, sollten Sie eine Anzahlung vereinbaren. Das ist sinnvoll, wenn Sie etwa für den Kauf von Material in Vorleistung gehen müssen. Wird die Anzahlung nicht geleistet, führen Sie den Auftrag nicht aus.
  • Sperren verhängen: Wurde eine Rechnung noch nicht beglichen, sollten Sie sich keinesfalls auf einen neuen Auftrag einlassen, sondern erst einmal eine Sperre verhängen: Neuaufträge übernehmen sie nur, wenn der vorherige Auftrag bezahlt worden ist.

Mit einer Warenkreditversicherung Risiken auslagern

Um sich vor unbezahlten Rechnungen oder offenen Forderungen zu schützen, können Unternehmen auch eine Warenkreditversicherung abschließen. Die Police nennt sich auch Kreditversicherung, Kreditausfallversicherung oder Forderungsausfallversicherung und sorgt dafür, dass Sie liquide bleiben, falls Kundinnen und Kunden zu spät oder gar nicht zahlen.

Manche Versicherungsgesellschaften bieten auch an, die Bonität Ihrer Kundinnen und Kunden zu prüfen und sie darüber zu informieren. Die Kosten einer Warenkreditversicherung hängen von mehreren Faktoren ab. Dazu zählen beispielsweise die Größe eines Unternehmens, die Branche sowie die Risiken auf Kundenseite.

Zahlungsausfall durch Factoring minimieren

Das Risiko eines Zahlungsausfalls können Unternehmen auch dadurch minimieren, dass sie ein Abrechnungs- und Forderungsmanagement beauftragen. Anbieter, die auch kleinere Betriebe betreuen, finden Sie im Internet. „Auch für kleine Firmen eignet sich das sogenannte Factoring“, erklärt IHK-Expertin Nützel.

Dabei verkauft ein Unternehmen seine Außenstände ganz oder teilweise an ein Factoring-Unternehmen. Auch so lässt sich das Risiko auslagern, für geleistete Arbeit kein Geld zu bekommen. Natürlich verlangt auch ein Factoring-Unternehmen ein Entgelt. Die Höhe hängt vom Umsatz des jeweiligen Unternehmens ab.