Bürokratie meistern – Wie das beim Gründen funktionieren kann
Wer sich eine Existenz aufbaut, freut sich meist aufs Kerngeschäft – ob es nun das eigene Café, die eigene Sanitärfirma oder das Anbieten von Dienstleistungen wie etwa Rückengymnastik ist. Doch neben der eigentlichen Geschäftsidee ist auch immer einiges an bürokratischen Hürden zu überwinden.
Schon mit der Finanzierung fängt es an. Gibt es womöglich öffentliche Fördergelder für mein Vorhaben? Was ist bei der Antragstellung zu beachten? Das sind Fragen, die sich viele Existenzgründerinnen und Existenzgründer stellen. „Weiterhelfen können in aller Regel die zuständigen Branchenverbände“, sagt Benjamin Schöfer vom Deutschen Mittelstands-Bund (DMB) e.V. mit Sitz in Düsseldorf.
- Tipp: Die Handwerkskammern oder die Industrie- und Handelskammern veranstalten Coaching-Seminare für Gründungswillige, in denen auch Finanzierungsfragen Thema sind. Eine Anlaufstelle bei Fragen kann auch der Deutsche Mittelstands-Bund sein.
Gründungswillige können sich auch an Unternehmensberater wenden
Sie können sich auch von vornherein an einen Unternehmensberater oder eine Unternehmensberaterin wenden. Er oder sie durchforstet gemeinsam mit Gründungswilligen etwa das breite Angebot an Finanzierungsmöglichkeiten und Zuschüssen oder hilft beim Stellen von Anträgen oder Einholen von Genehmigungen.
Einen qualifizierten Berater oder eine qualifizierte Beraterin ist beispielsweise auf der Website der KMU-Berater zu finden.
- Wichtig zu wissen: „Schon für das Beratungshonorar können sich Existenzgründerinnen und Existenzgrüner einen Zuschuss holen“, so Benjamin Schöfer. Möglich ist das über das Bundesamt für Wirtschaft und Ausfuhrkontrolle (Bafa) oder möglicherweise über ein Förderprogramm aus dem jeweiligen Bundesland, in dem das Unternehmen gegründet wird.
Auch auf der Website Fuer-Gruender.de gibt es einen kostenfreien Fördermittelcheck. Dort finden Sie über 1.000 verschiedene Fördermittelprogramme und Zuschüsse, die sich an Gründerinnen und Gründer sowie an kleine Betriebe aus allen Branchen wenden. Diese Mittel stehen für Planung und Gründung zur Verfügung, aber auch später für Akquise, Investition und Expansion.
Buchhaltungssoftware nutzen oder Steuerberaterin engagieren
Eine weitere bürokratische Hürde für viele Gründerinnen und Gründer: die Buchhaltung im Allgemeinen und Steuerangelegenheiten im Besonderen. Wer sich selbst darum kümmern möchte, kann sich die Arbeit mit einer Buchhaltungs-Software erleichtern.
Alle, die sich lieber voll und ganz auf ihr Kerngeschäft konzentrieren möchten, können die Buchhaltung auslagern – zum Beispiel an eine professionelle Steuerberatung.
- Übrigens: Für eine Steuerberaterin oder einen Steuerberater spricht, dass sie oder er sämtliche Steuervorteile kennt und anwenden kann, sodass die Steuerlast womöglich sinkt. „Zudem übernehmen Steuerberater das Fristenmanagement, damit man keine Zahlungen ans Finanzamt versäumt“, sagt Schöfer. Werden Steuern nicht fristgerecht gezahlt, drohen Säumniszuschläge.
Vier Tipps zum Umgang mit bürokratischen Angelegenheiten
Tipp 1 – Checkliste erstellen: Listen Sie darin etwa Ihre Steuertermine oder Ihre sozialversicherungsrechtlichen Pflichten wie das Statusfeststellungsverfahren auf. Das geht auf Papier oder auch auf Apps wie Trello. So haben Sie alles im Blick.
Tipp 2 – KI-Tools nutzen: Künstliche Intelligenz (KI) kann Aufgaben, die viele als lästig empfinden, vereinfachen. Man kann sie beispielsweise dazu nutzen, automatisierte E-Mail-Antworten oder sogar ganze Texte zu erstellen. Das spart Zeit, die man anderweitig verwenden kann.
Tipp 3 – Ablage gut organisieren: „Von Anfang an sollte es ein logisches und nachvollziehbares Ablagesystem geben“, sagt Schöfer. Das gilt sowohl für die Papierablage als auch für digitale Dokumente. So findet man Unterlagen und Dokumente jederzeit ohne großen Zeitaufwand.
Tipp 4 – Netzwerke pflegen: Nutzen und pflegen Sie Ihre beruflichen Netzwerke. „Wichtig ist, sich mit anderen über Erfolge und Misserfolge auszutauschen und auch mal zu fragen, wie sie mit dieser oder jener bürokratischen Angelegenheit umgehen“, rät Schöfer. Das bringt viele ein Stück weiter.