Keine Angst vorm Jahresabschluss: Wie sich Selbstständige darauf vorbereiten
Ein Geschäftsjahr ist zu Ende gegangen, jetzt ist es höchste Zeit, an den Jahresabschluss zu denken. Dieser ist für diejenigen Unternehmen verpflichtend, die einer Bilanzierungspflicht unterliegen. Die Aufstellung dokumentiert die finanzielle Lage eines Unternehmens und geht an das Finanzamt. Der Jahresabschluss besteht mindestens aus der:
- Bilanz
- Gewinn- und Verlustrechnung.
„Je nach Rechtsform des Unternehmens muss der Jahresabschluss weitere Bestandteile enthalten“, sagt Benjamin Schöfer vom Deutschen Mittelstands-Bund (DMB) mit Sitz in Düsseldorf. So müssen etwa kapitalmarktorientierte Kapitalgesellschaften einen Lagebericht, eine Kapitalflussrechnung und einen Eigenkapitalspiegel beifügen.
„Generell lässt sich von der Jahresbilanz die Steuerlast ableiten und sie gibt Gläubigern sowie Investoren Auskunft über die Ertragslage, Schulden und die gesamtwirtschaftliche Situation eines Unternehmens“, erläutert Schöfer.
Insofern ist der Jahresabschluss eine wichtige Basis für wirtschaftliche Entscheidungen.
- Hinweis: Grundsätzliches zum Jahresabschluss ist im Handelsgesetzbuch (HGB) geregelt.
Welche Unternehmen eine Bilanzierungspflicht haben und welche nicht
Einen Jahresbericht am Ende eines Geschäftsjahres erstellen müssen alle Kaufleute und Unternehmen, die zur doppelten Buchführung verpflichtet sind. Dazu zählen:
- Kapitalgesellschaften
- Kaufleute
- Unternehmen, die ein selbstständiges Handelsgewerbe betreiben
Einschränkung: Haben Einzelkaufleute an den Abschlussstichtagen von zwei aufeinander folgenden Geschäftsjahren nicht mehr als 800.000 Euro Umsatz und 80.000 Euro Jahresüberschuss erwirtschaftet, müssen sie keinen Jahresabschluss erstellen. Liegen Umsatz und Jahresüberschuss über diesen Werten, sind Einzelkaufleute dazu angehalten, sofern sie im Handelsregister eingetragen sind.
Für Freiberuflerinnen und Freiberufler sowie Kleingewerbetreibende gilt: Sie sind von der Bilanzierungspflicht ausgenommen. „Stattdessen erstellen sie eine Einnahmen-Überschuss-Rechnung“, so Schöfer.
Jahresabschluss vorbereiten – So gehts
Vor dem Erstellen des Jahresabschlusses oder einer Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR) gibt es einige wichtige Schritte, die erledigt werden müssen. Eine Checkliste:
- Unterlagen und Belege sortieren: Machen Sie Kopien von Rechnungen, Kassenbelegen und Spendenquittungen. Auch Unterlagen wie Handelsregisterauszüge, Gesellschafterverträge oder etwa Miet-, Pacht- und Leasingverträge sind von Belang. Stellen Sie alle Belege sorgfältig und nachvollziehbar zusammen.
- Inventur machen: „Zum Inventar zählen alle Vermögensgegenstände, aber auch Schulden eines Unternehmens“, erläutert Schöfer. Diese Punkte sind in einem Bestandsverzeichnis aufzulisten.
- Abschreibungen ermitteln: Zu Ihrem Unternehmen gehören Fahrzeuge, Maschinen oder Gebäude? All diese Posten verlieren Jahr für Jahr an Wert. Diese Wertminderung ist als Abschreibung zu ermitteln und zu buchen – diese Posten mindern das Anlagevermögen des Unternehmens.
- Forderungen prüfen: „Offene Forderungen sind auf Bonität zu prüfen“, so Schöfer. Besteht das Risiko eines Zahlungsausfalls, sind gegebenenfalls Wertberichtigungen zu buchen.
- Rücklagen einstellen: Einige Unternehmen sind gesetzlich verpflichtet, Rücklagen einzustellen – so sollen mögliche Verluste in wirtschaftlich schwierigeren Zeiten abgefedert werden. Daneben ist es möglich, Rücklagen freiwillig einzustellen.
Jahresabschluss selbst erstellen oder ihn auslagern
Wer dazu verpflichtet ist, einen Jahresabschluss zu erstellen, kommt zumeist wegen der Komplexität der Anforderungen nicht daran vorbei, Fachleute wie Steuerberaterinnen und Steuerberater oder Bilanzbuchhalter zu beauftragen. „Denn sie verfügen über die nötige Expertise für Fragen wie etwa die Bewertung von Vermögensgegenständen“, so Schöfer.
Freiberuflerinnen und Freiberufler sowie Kleingewerbetreibende haben die Möglichkeit, ihre Belege entweder einer Steuerberater-Kanzlei zu übergeben – oder sie erstellen ihre EÜR mithilfe einer Buchhaltungssoftware.