Benefits für die Beschäftigten: Wertschätzung zeigen, Steuern sparen

Ihren Beschäftigten etwas Gutes tun und sie langfristig an sich binden, das möchten viele Unternehmen. Gehaltserhöhungen oder Sonderzahlungen können ein Weg dazu sein – allerdings sorgen Steuern und Sozialabgaben oft dafür, dass netto davon nicht mehr viel übrigbleibt. Andere Zuwendungen bieten Alternativen: Mitarbeiter-Benefits.

Benefits bringen für beide Seiten finanzielle Vorteile. Unternehmen sparen bei den Sozialversicherungsbeiträgen, die Beschäftigten ebenfalls – und obendrein auch noch Steuern.

Diese Benefits für Mitarbeiter-/innen sind beliebt

Ob Notebook, Kitabeiträge oder Beteiligungen in Form von Belegschaftsaktien, Fonds- oder Genossenschaftsanteile: Steuerfreie Zuwendungen an Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer gibt es in vielen unterschiedlichen Formen. Beliebt sind diese Gehaltsextras:

Jobticket: Wenn Sie Ihren Beschäftigten das Jobticket zusätzlich zum Lohn oder Gehalt gewähren, fallen darauf weder Steuern noch Sozialversicherungsbeiträge an. Die Steuerbegünstigung gilt für berufliche und private Fahrten im öffentlichen Personennahverkehr – und ebenso für Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte im öffentlichen Fernverkehr. Durch den steuerfreien Zuschuss reduziert sich die bei Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmern abzugsfähige Entfernungspauschale. Alternativ können Sie ihren Beschäftigten ein Jobticket überlassen und dafür pauschal 25% Lohnsteuer abführen. In dem Fall können Ihre Beschäftigten die Entfernungspauschale weiter voll ausschöpfen.

Jobrad: Sie können Ihrer Mitarbeiterin oder Ihrem Mitarbeiter ein E-Bike zur uneingeschränkten beruflichen wie privaten Nutzung anbieten. Gibt es das E-Bike zusätzlich zum Gehalt, fallen für die Beschäftigten darauf weder Steuern noch Sozialversicherungsabgaben an. Als Arbeitgeber/-in können Sie die gesamten Kosten als Betriebsausgaben geltend machen.

  • Übrigens: Auf die Entfernungspauschale hat bei Beschäftigten die Nutzung eines Jobrads keinen Einfluss. „Trotz Jobrad kann man für das Pendeln per Rad für jeden Arbeitstag 30 Cent pro Entfernungskilometer und ab dem 21. Kilometer 38 Cent in der Steuererklärung für 2022 ansetzen“, sagt Daniela Karbe-Geßler vom Bund der Steuerzahler Deutschland. Ihr zufolge ist es auch möglich, gleichzeitig ein Dienstrad und einen Firmenwagen zu nutzen.

Dienstwagen: Ein Auto, das Sie Ihren Beschäftigten zum rein dienstlichen Gebrauch überlassen, bleibt steuer- und sozialversicherungsfrei. Erlauben Sie ihnen, das Auto auch privat zu fahren, sieht es anders aus: Der oder die Beschäftigte ist verpflichtet, die private Nutzung als geldwerten Vorteil zu versteuern. Basis hierbei ist jeden Kalendermonat 1% des inländischen Bruttolistenpreises. Kommt der Pkw auch für die Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte zum Einsatz, fallen je Entfernungskilometer noch mal 0,03% des Bruttolistenpreises an. Für E-Autos gilt: „Handelt es sich bei dem überlassenen Pkw um ein reines Elektroauto ohne Kohlendioxidemission, muss der Nutzer nur ein Viertel des Bruttolistenpreises mit 1 beziehungsweise 0,03% pro Monat als geldwerten Vorteil versteuern“, heißt es auf der Website der Stiftung Warentest.

Unternehmen können auch Sachbezüge gewähren

Mögliche Benefits können auch Gutscheine, Produkte oder Dienstleistungen sein. Sie bleiben als Sachbezüge bis zu 50 Euro im Monat steuer- und sozialversicherungsfrei.

Um als Sachbezug zu gelten, sind nach Angaben des Jobportals StepStone Arbeitgeber/-innen dazu verpflichtet, den Sachbezugswert ausschließlich in Sachzuwendungen zu vergüten „und nicht etwa in Geldleistungen“.

Zu Sachbezügen zählen beispielsweise:

  • Essensmarken
  • Krankenzusatz-, Krankentagegeld- oder Pflegezusatzversicherungsschutz bei Abschluss und Zahlung durch den/die Arbeitgeber/-in
  • Gutscheine und Geldkarten, die ausschließlich dazu berechtigen, Waren oder Dienstleistungen zu beziehen

Gutschein als Gehaltsextra – das ist zu beachten

Für den Sachbezug gibt es seit 2022 nach Angaben des Portals Finanztip drei verschiedene Gutscheinkarten, die der Fiskus steuerlich anerkennt. Entweder ist die Karte auf bestimmte Geschäfte und Einzelhandelsketten begrenzt, auch regionale City-Cards sind möglich. Eine andere Variante: Die Gutscheinkarte ist lediglich auf eine einzelne Ware ausgestellt, beispielsweise Kosmetik. Und die dritte Möglichkeit: Die Karte beinhaltet Essensgutscheine oder Gutscheine für betriebliche Gesundheitsmaßnahmen wie etwa Burnout-Prävention.

Fragen hierzu können Sie vorab mit dem für Sie zuständigen Finanzamt klären.

Formale Regeln für steuerfreie Zuwendungen an Beschäftigte

Achten Sie darauf, dass Sie bei Ihren Beschäftigten einen Sachbezug unabhängig vom vertraglich vereinbarten Arbeitsentgelt behandeln. Konkret bedeutet das:

  • Sie dürfen den Sachbezug nicht mit dem Lohn verrechnen.
  • Der Sachbezug kann nicht anstelle einer vereinbarten Lohn- oder Gehaltserhöhung erfolgen.
  • Die Zuwendung ist zusätzlich zum Gehalt auf der Lohn- und Gehaltsabrechnung ersichtlich.
  • Die Mitarbeitenden bekommen den Sachbezug pro Kalendermonat. „Den Sachbezugswert auf eine Jahressumme aufzusparen und erst dann auszuzahlen, ist nicht erlaubt“, so StepStone. Dies gelte auch, wenn die Summe insgesamt unter der steuerfreien Sachbezugsgrenze von 600 Euro bleibt.
  • Der Betrag von 50 Euro ist eine Freigrenze pro Monat und kein Freibetrag. Fällt der Betrag nur geringfügig höher aus, fällt auf die gesamte Zuwendung Lohnsteuer und Sozialversicherung an.
  • Liegt der gewünschte Sachbezug über 50 Euro, können Beschäftigte selbst zuzahlen, um die Freigrenze einzuhalten.
  • Wer die 50 Euro in einem Monat nicht komplett ausschöpft, kann den Rest nicht in einem anderen Monat nutzen.