Wie Sie eine Rechnung stellen
Nach erbrachter Leistung eine Rechnung schreiben – für Selbstständige gehört das zum Alltag. Wobei wichtig ist, dass die Angaben in der jeweiligen Rechnung vollständig und richtig sind.
Damit eine Rechnung als korrekt durchgeht, kommt es auch auf Kleinigkeiten wie etwa die richtige Hausnummer bei der Adresse des Auftraggebers oder der Auftraggeberin an. „Enthält die Rechnung falsche Angaben, kann das Finanzamt Rechnungsstellerinnen und -stellern den Vorsteuerabzug verwehren“, sagt Michael Römer von der IHK Frankfurt am Main.
- Das ist ein Vorsteuerabzug: Beim Vorsteuerabzug kann ein Unternehmen die beim Einkauf von Waren und Dienstleistungen gezahlte Umsatzsteuer – also die Vorsteuer – mit der Umsatzsteuer verrechnen, die es Kundinnen und Kunden in Rechnung stellt. Dazu trägt man die Vorsteuer in die Umsatzsteuervoranmeldung ein. Aus dem Vorsteuerabzug resultiert entweder eine Nachzahlung der Umsatzsteuer – oder das Finanzamt erstattet Geld aufgrund eines Vorsteuerüberhangs.
Welche Fristen bei der Rechnungsstellung gelten
Innerhalb von sechs Monaten ist eine Rechnung zu stellen, wenn ein Unternehmen eine Leistung für ein anderes Unternehmen oder für eine juristische Person ohne Unternehmereigenschaft erbringt. Bei Leistungen gegenüber Privatpersonen sieht das anders aus. „Hier gilt die Sechs-Monats-Frist nicht“, so Römer.
Aber es gibt eine Ausnahme: Erbringen Unternehmen Leistungen im Zusammenhang mit einem Grundstück – etwa Gartenarbeiten, Fensterputzen oder auch Bauleistungen und Instandhaltungsarbeiten – besteht die Pflicht, auch an Privatpersonen eine Rechnung innerhalb von sechs Monaten zu schicken. Ohne oder bei verspäteter Rechnungsstellung droht eine Geldbuße von bis zu 5.000 Euro.
Diese Angaben gehören in eine Rechnung
In Rechnungen mit einem Rechnungsbetrag von über 250 Euro brutto sind laut Umsatzsteuergesetz (UStG) folgende Angaben ein Muss:
- Name und Anschrift des leistenden Unternehmens und des Empfängers oder der Empfängerin der Leistung
- Steuernummer oder Umsatzsteueridentifikationsnummer
- Datum der Rechnung
- fortlaufende Rechnungsnummer
- Bezeichnung und Menge beziehungsweise Umfang der Waren und/oder Dienstleistungen
- Datum der Lieferung oder der Leistung
- Entgelt, aufgeschlüsselt nach den Umsatzsteuersätzen 19% oder 7%
- gegebenenfalls Hinweis auf Steuerbefreiung
- gegebenenfalls im Vorfeld zwischen beiden Seiten vereinbarte Entgeltsminderungen, zum Beispiel 2% Skonto etwa bei umgehender Zahlung
- Rechnungsbetrag und die hierauf anfallenden Steuern
So könnte Ihre Rechnung zum Beispiel aussehen: Rechnungsvorlage herunterladen
Was bei Kleinunternehmerinnen und Kleinunternehmern in Sachen Umsatzsteuer gilt
Kleinunternehmerinnen und -unternehmer mit einem Gesamtumsatz von bis zu 25.000 Euro im Gründungsjahr und bis zu 100.000 Euro im laufenden Geschäftsjahr (jeweils vereinnahmte Netto-Umsätze, also ohne Umsatzsteuer) können die Kleinunternehmerregelung nutzen. Das heißt: Sie müssen ihrer Kundschaft keine Umsatzsteuer berechnen, bekommen dann aber vom Finanzamt auch nicht die in betrieblichen Ausgaben enthaltene Umsatzsteuer, also die Vorsteuer, erstattet.
„Kleinunternehmer sollten auf den Rechnungen an ihre Kunden auf die Anwendung der Kleinunternehmerregelung hinweisen, um Verwirrung zu vermeiden“, sagt Römer. Die Formulierung auf der Rechnung könnte zum Beispiel so aussehen: „Kein Steuerausweis aufgrund der Anwendung der Kleinunternehmerregelung (§19 UStG)“.
Wissenswertes in Sachen E-Rechnung
Generell stehen Unternehmen – außer Kleinunternehmerinnen und -unternehmern – seit dem 1. Januar 2025 in der Pflicht, im B2B-Bereich eine normierte elektronische Rechnung zu stellen. Weil die Umstellung aber für Firmen mit einigem Aufwand verbunden ist, gelten für Rechnungsausstellende Übergangsregelungen bis Ende 2027.
- Wichtig zu wissen: Eine per E-Mail versandte PDF-Rechnung gilt seit Anfang 2025 nicht mehr als elektronische Rechnung!
Die Übergangsregeln gelten allerdings nicht für den Empfang von E-Rechnungen: Inländische Unternehmerinnen und Unternehmer müssen also bereits seit Beginn des Jahres 2025 E-Rechnungen annehmen, wenn sie Leistungen von anderen inländischen Unternehmen erhalten.
Das gilt im Einzelnen
- bis Ende 2026: In den Jahren 2025 und 2026 bleiben Papierrechnungen weiter erlaubt. Gleiches gilt – vorbehaltlich der Zustimmung des Empfängers – für elektronische Rechnungen, die nicht dem neuen Format entsprechen.
- bis Ende 2027: Auch im Jahr 2027 ist es weiter zulässig, Papierrechnungen und – falls der Rechnungsempfänger einverstanden ist – sonstige elektronische Rechnungen für B2B-Umsätze zu übermitteln. Voraussetzung hierfür ist allerdings, dass der Rechnungsaussteller keinen höheren Vorjahresumsatz als 800.000 Euro hat.
- ab 2028: Ab 2028 gelten die neuen Anforderungen an E-Rechnungen und ihre Übermittlungen dann uneingeschränkt.
Weitere Informationen rund um die E-Rechnungen finden Sie in einem umfangreichen FAQ beim Bundesministerium der Finanzen.