E-Rechnung 2026 für Selbstständige: Regeln, Fristen & was Sie jetzt tun müssen
Die E-Rechnung ist da – und 2026 ist für viele Selbstständige das entscheidende Jahr. Während große Unternehmen schon länger an automatisierten Prozessen arbeiten, stehen Solo-Selbstständige und kleine Betriebe oft erst am Anfang. Die gute Nachricht: Dieses Jahr gibt Ihnen noch Spielraum. Die weniger gute: Die Umstellung kommt für alle – früher oder später. Damit Sie souverän durch das Thema gehen, finden Sie hier alles, was Sie 2026 wissen müssen.
Warum das Thema für Sie wichtig ist
Seit 1. Januar 2025 gilt: Alle Unternehmen in Deutschland müssen strukturierte E-Rechnungen empfangen können – egal ob Ein-Person-Unternehmen oder größerer Betrieb. PDFs gelten seit diesem Zeitpunkt nicht mehr als E-Rechnung, auch wenn sie elektronisch verschickt werden.
Eine gültige E-Rechnung ist ein strukturiertes XML-Format, das maschinell verarbeitet werden kann – typischerweise:
- XRechnung
- ZUGFeRD (ab Version 2.0.1)
Für viele Selbstständige bedeutet das: Die Buchhaltung wird digitaler – und langfristig deutlich effizienter.
2026: Übergangsphase – Was gilt? Die wichtigsten Regeln im Überblick
Empfangspflicht (gilt bereits jetzt)
Sie müssen strukturiere E-Rechnungen empfangen und verarbeiten können – ganz ohne Übergangsfrist. Um E-Rechnungen empfangen zu können, brauchen Sie eine Buchhaltungs- oder Rechnungssoftware (oder ein entsprechendes Tool), das strukturierte XML-Formate wie XRechnung oder ZUGFeRD anzeigen und verarbeiten kann. Alternativ genügt auch ein spezieller E-Rechnungs-Viewer. Die Zustellung erfolgt in der Regel per E-Mail, der XML-Anhang muss dann digital gespeichert werden.
Versand noch freiwillig – aber nur mit Zustimmung
Sie dürfen weiterhin PDF- und Papierrechnungen versenden, wenn der B2B-Empfänger dem ausdrücklich zustimmt. Ohne Zustimmung gilt: E-Rechnung ist Pflicht.
Was ab 2027/2028 passiert
- 2027: Pflicht zum Versand für Unternehmen mit mehr als 800.000 Euro Umsatz
- 2028: Pflicht für alle B2B-Unternehmen
Die Zustimmung Ihrer Geschäftskunden – warum sie 2026 so wichtig ist
Damit Sie 2026 weiter PDF- oder Papierrechnungen an Ihre geschäftlichen Kundinnen und Kunden senden dürfen, brauchen Sie deren ausdrückliche Zustimmung.
Warum das wichtig ist? Weil Sie ohne Zustimmung bereits 2026 zum Versand strukturierter E-Rechnungen verpflichtet wären.
Wie holen Sie die Zustimmung ein?
Ganz unkompliziert, zum Beispiel so:
„Für 2026 würden wir Ihnen unsere Rechnungen weiterhin als PDF zusenden. Bitte bestätigen Sie kurz, ob das für Sie in Ordnung ist.“
Die Zustimmung sollte eindeutig und dokumentiert sein – eine kurze Antwort per E-Mail reicht völlig.
Was passiert ohne Zustimmung?
Dann müssen Sie sofort umstellen – spätestens ab 2027 entfällt diese Option ohnehin für große Unternehmen, und ab 2028 für alle. Es lohnt sich also, das Thema frühzeitig zu klären.
Was gilt im B2CBereich? – Ein häufiger Irrtum
Viele Selbstständige und KMU arbeiten sowohl für Unternehmen als auch für Privatkundinnen und -kunden. Der wichtige Unterschied:
Für Privatkundinnen und -kunden (B2C) gelten die neuen E-Rechnungs-Pflichten NICHT.
Das bedeutet ganz konkret:
Sie dürfen Privatkundinnen und -kunden weiterhin PDF-Rechnungen senden.
- Keine Zustimmung notwendig.
- Keine Pflicht zur E-Rechnung – weder 2026, noch ab 2027 oder 2028.
Die gesamte E-Rechnungspflicht betrifft ausschließlich Umsätze zwischen inländischen Unternehmen (B2B).
Für viele Selbstständige bedeutet das: Nur ein Teil der eigenen Rechnungen muss später auf E-Rechnung umgestellt werden.
Wie wirken sich die kommenden Jahre für Sie aus?
Hier die wichtigsten Schritte für die Rechnungstellung an Ihre geschäftlichen Kundinnen und Kunden auf einen Blick:
2026 – Ihr Vorbereitungsspielraum
- E-Rechnungen empfangen: Pflicht
- E-Rechnungen senden: noch freiwillig, PDFs erlaubt mit Zustimmung
2027
- Unternehmen mit mehr als 800.000 Euro Umsatz: Pflicht zum Versand von E-Rechnungen
- Kleinere Selbstständige: PDFs noch möglich (mit Zustimmung)
2028 – für alle verbindlich
- Alle B2B-Rechnungen müssen als strukturierte E-Rechnung versendet werden
- PDFs sind dann nicht mehr zulässig
Was Sie 2026 konkret tun sollten
1. Ihre Software prüfen
Haben Sie eine Buchhaltungs- oder Rechnungssoftware? Und unterstützt die Software E-Rechnungs-Formate wie XRechnung oder ZUGFeRD?
2. Zustimmung Ihrer Geschäftskunden einholen
Damit Sie 2026 weiterhin PDFs senden dürfen. Je eher, desto besser.
3. Erste E-Rechnungen testen
Sie müssen nicht gleich alles umstellen. Suchen Sie sich ein oder zwei Geschäftskunden und testen Sie den Versand.
4. Digitale Ablage vorbereiten
E-Rechnungen müssen 10 Jahre im Originalformat aufbewahrt werden. Nutzen Sie 2026, um Ihre Ablagestruktur anzupassen.
5. B2C-Rechnungen separat betrachten
Privatkundinnen und -kunden sind nicht betroffen – hier bleibt alles, wie es ist.
Was bringt das eigentlich?
E-Rechnungen wirken erstmal kompliziert:
- XML-Formate
- Formatvorgaben
- „Maschinenlesbarkeit“
- Archivierungspflichten
Aber in der Praxis wird es einfacher:
- Moderne Rechnungsprogramme übernehmen die Formatierung automatisch
- Sie brauchen keine neue Infrastruktur für den Versand (E-Rechnungen dürfen per E-Mail verschickt werden)
- Der Zeitaufwand für Ihre Buchhaltung sinkt perspektivisch deutlich
Fazit: 2026 ist das beste Jahr, um die Weichen zu stellen
Sie haben jetzt noch die Wahl, PDFs zu versenden – mit Zustimmung Ihrer B2B-Kunden. Für Privatkundinnen und -kunden ändert sich hingegen gar nichts.
Wenn Sie Ihre Rechnungsprozesse 2026 Schritt für Schritt modernisieren, sind Sie für die Jahre 2027 und 2028 bestens vorbereitet – und profitieren langfristig von weniger Aufwand und mehr Automatisierung.
Checkliste 2026 für Selbstständige
- Können Sie E-Rechnungen empfangen (Software/Viewer/Tool)?
- Haben Sie Ihre B2B-Kundinnen und -Kunden um Zustimmung für PDFs gebeten?
- Erste Test-E-Rechnungen versendet?
- Digitale Ablage für XML-Originale vorbereitet?
- B2C-Rechnungen separat betrachtet?