Mahnungen geschickt meistern: Was tun, wenn Kunden nicht zahlen?

Warum zahlen Kunden nicht?  

Nicht jeder, der nicht zahlt, tut das böswillig. Manchmal ist es nur ein Versehen: Die Rechnung wurde übersehen, der zuständige Mitarbeiter ist im Urlaub oder das E-Mail-Postfach quillt über. Aber natürlich gibt es auch schwarze Schafe, die die Zahlung absichtlich herauszögern.  
Wichtig ist: Bleiben Sie ruhig und nehmen Sie die Sache nicht persönlich. 
 

Freundlich erinnern, statt den Zeigefinger heben 

Eine Mahnung muss keine Drohung sein. Im Gegenteil: Mit einer freundlichen Erinnerung schaffen Sie die Basis für eine konstruktive Lösung. Formulieren Sie Ihre Nachricht zum Beispiel so: 

• „Vielleicht ist meine Rechnung im Alltagsstress untergegangen – ich wollte Sie daher kurz an die offene Zahlung erinnern.“ 
• „Falls Sie Rückfragen zur Rechnung haben, melden Sie sich gerne. Ansonsten freue ich mich auf die baldige Begleichung.“ 

So zeigen Sie Verständnis und halten die Tür offen. Das wirkt sympathisch und ist oft der einfachste Weg zur schnellen Zahlung. 
 

Schritt für Schritt zum Zahlungsziel 

Wenn auf die erste Erinnerung keine Reaktion erfolgt, ist ein systematisches Vorgehen sinnvoll. Typischerweise geht man in drei Schritten vor: 

• Freundliche Zahlungserinnerung:  
  Am besten nach 7–10 Tagen Verzögerung. Halten Sie sich kurz und bleiben Sie sachlich und freundlich. 
• Erste Mahnung:  
  Nach weiteren 7–14 Tagen. Hier können Sie schon einen konkreten Zahlungstermin setzen. 
• Zweite Mahnung:  
  Wenn immer noch keine Zahlung erfolgt ist, dürfen Sie nun etwas deutlicher werden und die rechtlichen Folgen wie z. B. Verzugszinsen oder Inkasso ansprechen. Halten Sie dabei die Kommunikation so sachlich wie möglich, aber bleiben Sie stets freundlich.  

Vermeiden Sie Schuldzuweisungen oder harsche Worte. Niemand hört gern, dass er oder sie eine Rechnung ignoriert hat. Statt Vorwürfen bringen Sie Verständnis und ein empathischer Ton oft schneller ans Ziel. Das kann zum Beispiel so aussehen: „Mir ist aufgefallen, dass die Zahlung noch offen ist. Das ist sicher ein Versehen.“ 

 

Was tun, wenn trotzdem nichts passiert? 

Leider gibt es Fälle, in denen auch die freundlichste Mahnung nicht fruchtet. Dann sollten Sie sich nicht scheuen, rechtliche Schritte einzuleiten. Sie können: 

• Verzugszinsen geltend machen. 
  Denn nach deutschem Recht stehen Ihnen diese automatisch zu. 
• Ein Inkassounternehmen oder einen Anwalt einschalten. 
• Das gerichtliche Mahnverfahren beantragen. 

Das fühlt sich vielleicht „unfreundlich“ an, ist aber Ihr gutes Recht. Bleiben Sie auch hier sachlich und fair.  
 

So beugen Sie Zahlungsausfällen vor 

• Stellen Sie Rechnungen zügig und klar aus – mit eindeutigen Zahlungszielen. 
  Welche Daten unbedingt in eine Rechnung gehören, und welche Fristen gelten, lesen Sie in diesem Artikel zur Rechnungstellung.
• Nutzen Sie Tools, die den Überblick über offene Rechnungen erleichtern. 
• Vereinbaren Sie Anzahlungen, Abschläge, Vorkasse oder Skonto.  
• Prüfen Sie die Zahlungsfähigkeit Ihrer Kundinnen und Kunden zum Beispiel über Wirtschaftsauskunfteien. 
• Pflegen Sie die Beziehung zu Ihren Kundinnen und Kunden. Denn wer Sie mag, zahlt schneller. 

Weitere Tipps zum Forderungsmanagement erfahren Sie hier.

 

Nicht vergessen: Ist man selbstständig, ist es wichtig, den eigenen Wert zu kennen und zu vertreten. Sie leisten professionelle Arbeit, und es ist völlig in Ordnung, die entsprechenden Zahlungen selbstbewusst einzufordern. Mit Empathie und Klarheit zeigen Sie Ihren Kundinnen und Kunden, dass Sie Ihre Leistungen schätzen und zu Ihren Bedingungen stehen. Das ist keine Unfreundlichkeit, sondern gesunde Selbstachtung. Lassen Sie sich nicht verunsichern: Ihre Arbeit verdient Anerkennung und faire Bezahlung.